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Infinités Communication - 26 novembre 2015

Gestion Electronique de Documents : la solution DocuGed référencée par l'UGAP

Le Document Numérique, éditeur de logiciels spécialisé en gestion électronique de documents, vient d'être référencé par l'UGAP (Union des Groupements d'achats publics) pour sa solution DocuGed. Une reconnaissance qui permet dorénavant au Document Numérique de servir encore mieux les structures d'intérêt public.

L'UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre des Finances et des Comptes publics, d'une part, et du ministre chargé de l'éducation nationale, d'autre part. Elle est aujourd'hui la seule centrale d'achat public "généraliste" française et constitue un acteur spécifique de l'achat public. L'UGAP opère principalement au profit de l'État et de ses opérateurs, des collectivités locales, du secteur hospitalier et, plus accessoirement, auprès des personnes privées assurant une mission de service public.
"L'UGAP a considéré que notre solution DocuGed était très pertinente, ce qui nous a permis d'intégrer le catalogue des fournisseurs à disposition des structures publiques. Les démarches sont donc grandement facilitées pour celles intéressées par nos services car elles n'auront plus besoin d'émettre des appels d'offre systématiquement" précise Abdel El Khiati, Directeur Commercial du Document Numérique.

RÉPONDRE A L'ÉVOLUTION DE LA LÉGISLATION

L'UGAP, qui attache elle-même une grande importance à la dématérialisation des flux d'informations avec 472 000 factures fournisseur dématérialisées en 2014, est un bon exemple des besoins de nombreuses institutions publiques en matière de gestion des documents. Le volume de papier utilisé est, à cause des procédures administratives, très important. Afin de les inciter à diminuer ce volume, différentes législations ont été mises en place en 2008, mais surtout en 2015, pour optimiser la gestion des documents.
La mise en place du PES (Protocole d'Échange Standard) v2 avec l'obligation de transmettre des pièces comptables dématérialisées aux trésoreries depuis le 1er janvier 2015 entre dans cette même logique. Conscientes que l’export PESv2 est une première étape vers la dématérialisation complète des actes administratifs, un nombre croissant de collectivités locales choisissent de s’équiper de GED.

DES FONCTIONS ADAPTÉES A L'UTILISATION DES COLLECTIVITÉS

Dans ce contexte de transition numérique, DocuGed propose une solution adaptée plus spécifiquement aux petites et moyennes collectivités. En effet, la facilité pour la mettre en œuvre, et les coûts réduits de fonctionnement en font un outil idéal pour ces structures. La simplicité d'utilisation du moteur de recherche de documents conçu pour retrouver instantanément un document via un mot clé est aussi un atout.
Le Document Numérique a pris la mesure des évolutions relatives au PESv2. Ainsi DocuGed possède un système de classement et d'extraction dédié permettant d’exporter le document et ses données de classement afin que les agents puissent l'importer dans leur logiciel de comptabilité.

La plupart des documents traités par les collectivités nécessitent également une prise en charge par différents services, avec des validations hiérarchiques. Avec son module DocuProcess, DocuGed offre une fonction d’E-Parapheur qui permet de mettre en place des processus de diffusion dès la phase de classement du document. Dès son archivage, il est donc inséré dans un circuit de traitement prédéfini, assurant un suivi optimal.
Une part importante des flux documentaires des collectivités locales est occupée par les courriers et les actes administratifs entrants et sortants. Par un système de classement simple, DocuGed permet d’archiver rapidement l’ensemble de ces documents. Grâce à la fonction intégrée de lecture automatique, les documents normés (actes administratifs, courriers récurrents, délibérations, factures…) sont automatiquement classés.

La ville de Dijon (21), la CCI Côte-d'Or, la ville de Beaune, la mairie de Genlis ou encore celle de Villegailhenc font déjà parties des clients du Document Numérique, la société est donc parfaitement consciente des spécificités liées à ce type d'organisme. La certification par l'UGAP lui apporte une véritable caution auprès des administrations et lui ouvre désormais de nouvelles perspectives de développement.

A propos du "Document numérique" :
Le Document Numérique est un éditeur de logiciels spécialisé en gestion électronique de documents. Avec près de 200 clients et plus de 50.000 utilisateurs, sa solution DocuGed est utilisée par des clients dans tout type d’activité comme Veolia, Vinci, Doras, Cerfrance, Eiffage, Cofeli Ineo...
Le Document Numérique est dirigé par Laurent Delaporte au même titre que les sociétés Akerva, Aura Equipements, Confluences IT et Total Device.

www.docnum.fr

A propos d'Akerva :
Dirigée par Laurent Delaporte, Akerva développe un ensemble de services à très forte valeur ajoutée dans le domaine de la Sécurité des Systèmes d’Information dans des environnements complexes et déportés (Saas, virtualisation, Cloud Computing). L’entreprise intervient également dans les domaines de la Gestion des Identités et des accès (IAM). En 2014, Akerva rachète Confluences IT, société spécialisée dans la transformation des systèmes d’information et la confiance numérique. A la fin de cette même année, Akerva crée avec ALTEN leader européen de l’Ingénierie et du Conseil en Technologies, une joint-venture spécialisée dans la cyber sécurité.

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